新入社員の仕事攻略法

エクセル(Excel)の基本スキル/関数と便利な機能まとめ【新入社員に覚えて欲しいシリーズ-ビジネス基礎編】

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本記事ではエクセルを使ったことがない新入社員が出来るようになったほうが良いエクセルの使い方(基礎編+応用編)について説明しています。

0.そもそもエクセルって何ができるの?

初めてエクセルを使う人にとってはエクセルの使い方も重要ですが、『結局のところ、エクセルって何ができるの?』ってとこを先に知っておいた方がいいでしょう。

◼︎社会人10年目の筆者が今までに経験したエクセルの使い方

ex.

・PL予実管理(経営計画、所属部門の予実管理など)

   ※年間数十億円から数兆円まで規模を問わず様々な企業で予実管理に使いました。

・KPI管理

・広告効果の測定

・ツイッターの投稿管理

・プロジェクト計画作成、管理

 ※WBS、ガントチャート作成など

・シフト表作成

・給与計算

・家計簿管理

・結婚式の名簿作成

・書類送付先の住所管理と綴じ込み印刷

・履歴書作成

・ホームページの記事管理

・請求書、見積書作成

etc…

最近はなんでもシステムで管理できるようになってきましたが、そうでない箇所はまだエクセルで管理されています。

また、システム化する必要のないこともエクセルで処理されることが多いです。

1.「エクセルができない!」を解決|入社後3ヶ月で身に付けたいエクセルの基礎スキル/関数

まずは3ヶ月で身につけたいエクセルの基礎スキルについて説明します。

(1)四則演算「セル内での+、-、*、/」

足す、引く、掛ける、割るなど基本的な計算

エクセルは表計算ソフトなので、計算機能に長けています。

エクセルの計算機能で1番初歩的なものが下の図の四則演算です。

※慣れてくると四則演算単独で使うことは少なくなり、関数内で使うことが増えます。

(2)基本的な関数「SUM関数、AVERAGE関数」

・指定範囲の値を合計する=SUM関数

・指定範囲の値の平均値を出す=AVERAGE関数

SUM関数やAVERAGE関数を使うと四則演算では時間がかかる作業を1つの数式内で完了できます。

四則演算の場合一つ一つのセルを選択しなければいけませんが、上の図の様に関数を使えば[数字1]から[数字5]を選択することで< 足す> or  < 平均>を一瞬で表示できます。

(3)ショートカットキー

作業時間を短縮するのに便利なショートカットキーです。

右クリックを使っていると時間がかかりますので、最初は慣れなくても基本的なショートカットキーは使った方が良いです。

①ctrl + c(コピー)

②ctrl + v(貼り付け)

③ctrl + z(戻る)

④ctrl + x(切り取り)

⑤ctrl + f(検索)

⑥ctrl + p(印刷)

⑦ctrl + s(保存)

⑧ctrl + alt + v(貼り付けオプション表示)

※補足

エクセルでコピーしたものを貼り付ける時に【貼り付け方】を貼り付けオプションで指定できます。

ex.貼り付けオプションの例

①値を貼り付け

②数式を貼り付け

③罫線なしで貼り付け

などなど

何も指定せずにコピー&ペーストをすると、貼り付けた後に書式、数式、枠線などの変更しなければならないのでいろいろと試してみましょう。

(4)書式の設定

指定のセルの書式を設定したいときは【右クリック→セルの書式設定】を選択するか下図の手順で設定をします。

よく使う書式抜粋

①標準

②数値

③通貨

④日付

⑤時刻

⑥文字列

⑦ユーザー定義

そもそも書式ってどんなものなの?って疑問に思っている方は参考画像をご確認ください。

書式ごとの見た目をなんとなく把握することが出来ます。

■参考画像「12345とM列のセルに入力し書式を設定したケース」

※補足

便利な書式「ユーザー定義」の使い方

書式には「ユーザー定義」といって自分で書式を設定できる機能があります。

よく使うのは上の図にあるような日付設定で【曜日→(aaa)】を追加するケースや数字に対して文字を追加するケースです【0″百万円”→12345百万円と表示されます】

(5)選択の基本操作

①ctrl+指定のセル

ctrlキー(コントロールキー)を押しながら、指定のセルを選択すると選択したセルだけ選ぶ事が出来ます。

②ctrl+alt

ctrlキー(コントロールキー)とaltキー(オルトキー)を同時に押すと全体を選択することが出来ます。

✅B列3行目の数字を選択した後に、ctrl+altを同時に押した場合

→数字が含まれる箇所が選択されます。

✅A列1行目の数字がないところを選択した後に、ctrl+altを同時に押した場合

→エクセルシート全体が選択されます。

③ctrl+shift+矢印(指定の向き)

指定のセルを選択した後にctrlキー(コントロールキー)とshiftキー(シフトキー)を押しながら選択したい方向の矢印を指定すると指定の行(or列)を選択することができます。

※ctrlを押さずにshiftだけ押しながら矢印を押すと1つのセルごとに選択をすることが出来ます。

↓A列2行目のセルを選択し、shiftだけ押しながら矢印[→]を5回押したときの選択状況

(6)数式の固定化 ※絶対参照

①$A$:列+行固定化

②$A  :列固定化

③A$  :行固定化

絶対参照は各種時系列データの集計時によく使用します。

※C列の数式をコピーしてF列まで貼り付けた状態

(7)ウィンドウ枠の固定

基準となる列と行を固定したい時に利用します。

※先ほどと同様、時系列データの集計時によく使用します。

↓ウィンドウを固定していないと、基準となる列や行が下図のように見えなくなります。

※基準となる列や基準となる行が見えなくなる

ウインドウ枠は下図の手順で固定します。

※基準にしたいセルを選択しながら↓

先ほどは行or列が見えなくなりましたが、ウインドウ枠を固定すると行、列ともに見えるためデータ入力時のストレスもなくなります。

(8)入力規則の作成

チェックリストや担当者の入力などセルに入力する内容が決まっている時に「入力規則」を使用します。

先ほどの表に担当者を追加し入力規則を設定してみます。

 

2.「もっと使えるようになりたい!」|入社後1年間で身につけると楽になるエクセルの機能/関数

下記の応用編については、別ページを作成しまして詳細をご説明します。

概要だけご確認ください。

(1)便利なエクセル(Excel)の関数

・sumifs・・・条件を複数指定して、指定範囲の値を合計する。

・countifs・・・条件を複数指定して、指定の範囲のデータ個数をカウントする

・vlookup・・・指定範囲から指定の情報を引っ張ってくる

・concanate・・・セルの内容を指定のセルに結合

・forecast.est・・・回帰直線+季節性を加味した計算ができるので予測業務に使えます

・correl・・・アイスクリームと気温の関係など相関係数を簡易的に求めるために使います

 

(2)便利なエクセル(Excel)の機能

・ピボットテーブル

・グラフ化

・表示形式の編集

・マクロ

☆分析ツール

・散布図-データ間の関連性

・相関係数

・回帰統計(回帰分析)

・重回帰分析

3.エクセルでミスしない、迷惑をかけない最低限のあれこれ

・保存

・バックアップ

・保護

基本的には上記の3つが必要です。

※こちらに関しても別ページで詳細について説明いたします。

4.エクセルのおすすめ参考書・本

タイプの異なるエクセルのおすすめ本をまとめました。

※エクセルを実務で活かしたい方は(2)が個人的にはおすすめです。

(1)ワード・エクセル・パワーポイント 必須の操作がまとめてわかる本

「いままでパソコンはほとんど使っていない」人向けの本です。

『社会人になって想像以上にパソコンを使う機会は多いけど今までそんなにやったことがないから、正直ほとんどわからない…』という方は読んでみることをおすすめします。

会社の先輩や同僚には初歩的すぎて聞きにくいな、ということも本書であればある程度解消することができます。

(2)プロコンサルタントの最強エクセル術 ごく簡単なテクニックだけで、武器になる判断力を手に入れる

エクセルの機能だけでなく実務ベースの情報が詰まっている良書です。

初学者、新入社員には難易度が高いかもしれないがエクセルの効果的な使い方を理解できる1冊なので読んでおくべきです。

実務から発生する課題にどのようにエクセルを使ってアプローチすべきか?を理解できます。

※エピローグから読むことをおすすめします!

『エクセルの機能』『ビジネスのフレームワーク』を同時に学べる良書

(3)「あるある」で学ぶ 忙しい人のためのExcel仕事術 できるビジネスシリーズ

エクセル本でよくあるのは「こんな機能がありますよ」というタイプ。

でも『機能を知っても、今の悩みがどれにあてはまるかわからない…』という方のほうが多いのではないでしょうか?

本書ではExcelを使っている中で発生する「あるある=悩み」をカテゴリーに分けて非常にわかりやすく解決方法を説明しています。

『基本的なことを知りたい』

『仕事を早く終わらせたい』

『関数を使いこなしたい』

『伝える力をあげたい』

『将来予測を立てられるようになりたい』

などなど本書を読めばExcelで発生する大半の悩みを解決できるようになります。

(4)Excel対応 90分でわかる! 日本で一番やさしい「データ分析」超入門

タイトルのとおり、Excelでデータ分析を行うにはどうやればいいの?という疑問を解消できる一冊です。

具体的なエピソードと分析の手法(Excelでの操作方法を含む)を交互に繰り返してくれるので理解が進みやすいです。

分析系の業務を行う方には良書と言えるでしょう。

(5)わずか5分で成果を上げる 実務直結のExcel術

反復継続して行われる作業の無駄を省きVlookup関数を中心に複数の関数を用いて業務効率化を実現できる一冊です。

※マクロ、ゴールシーク、クリップボードの使い方なども一緒に学べます。

※ショートカットキーの説明もあり

※特典URLもあり

※そもそも業務フローができていない、非定型業務などはECRSを用いて業務フローを構築してから本書のExcel術を活用するといいでしょう。

※ECRSの原則

https://www.jmac.co.jp/glossary/2016/10/ecrs.html

ECRSとは、業務改善を実視する上での、順番と視点を示したものである。ECRSは、Eliminate(排除)、Combine(結合と分離)、Rearrange(入替えと代替)、Simplify(簡素化)の英語の頭文字を選択したものである。業務の改善においてECRSを適用すると、改善の効果が大きく、過剰や過小な改善も避けられ、さらに不要なトラブルも最小になることが知られている。

5.まとめ

エクセルはどんな仕事にも使えるからマスターしておいて悪いことはない!

但し、基礎的なスキル+自分の業務に使う応用スキルは早い段階で身につけましょう。

というのが結論です。

エクセルは表計算ソフトではありますが、思考整理や構造化、細分化など様々な使い方ができますので是非とも覚えてみましょう。

※Excelが自分のPCに入っていない!という方はGoogleのスプレッドシート(spreadseat)という機能を使用してみることをお勧めします。

https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/

※私は会社ではエクセル、プライベートではスプレッドシートを使っています。

 

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