新入社員の仕事攻略法

稟議書が通らない人必見!稟議書の通し方と書き方のコツ

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • LINEで送る

1.そもそも稟議とは?

稟議とは、会社・官庁などの組織において、会議の開催により消費する時間を減らすため、担当者が簡易案件を作成して関係者に回し、それぞれに同意のための捺印と承認を求めることをいう。 原則として、組織の活動における意思決定は会議による合議制で行われる。

引用元:稟議書 – Wikipedia

「消費する時間を減らす」と書かれているものの、稟議によって無駄な時間がかかってしまう人が多くいるのが現実でしょう。

本記事では「新規かつ高額決済が必要になる稟議の通し方」を基準に話を進めていきます。

会社の年間計画でいつ、何に、どの程度、予算を割り振るかは決まっていますが「計画時にバッファーを設けている予算」や「利益が予想以上に出た場合の余剰資金」が出て新規案件、投資に予算を割けることも発生するものです。

そのような時に他部署やライバルに予算を奪われないよう稟議の通し方を覚えておきましょう。

2.稟議書を通すコツ【フローと書き方】

(1)稟議書を通すフロー「根回しが最重要」

稟議書は起案する前の「根回し」で承認されるか否かが90%くらい決まっています。

根回しの基本的なフローは以下の様になります。

①稟議内容の骨子作成

②上長確認

③提案書作成

④上長確認

⑤決裁者確認

『稟議を通すのになんで事前に面倒なことしなきゃらないの?』と思う方もいるかもしれませんが、事前工程で合意形成を経ずに稟議を通そうとしても直ぐに却下されてしまいます。

フローの中で重要になるのは②、④の上長確認です。

確認すべきものとして下記の内容が挙げられます。

・投資対効果の基準や好まれる数値の出し方

・新規稟議が通りやすい費用感と費用の見せ方

・誰が決済者に確認するか?

・いつ決済者に確認するか?

・決済者はどのような提案書の見せ方を好むか?

要は上長に稟議書を通すためのコツを聞くのです。

コツをベースに提案書を作成し、決裁者に提案すれば高い確率で事前承認を得る事ができるでしょう。

(2)通る稟議書の書き方やテクニック

「結論から端的に費用対効果が即座に理解できる」が書き方の基本です。

根回しの段階で90%は承認されるか否かが決まっていますが、稟議書を見て『やっぱり辞めよう』というケースもありますので基本的な書き方は抑えておきましょう。

①稟議書の基本項目

稟議書のフォーマットは会社ごとに変わりますが、基本項目はほぼ変わりません。

【基本項目】

・件名、タイトル

・目的、概要

・費用

・取引先

・収支計画、費用対効果

・根拠資料の添付

②稟議書を書く時のテクニック

上記で重要なのは「費用」「収支計画、費用対効果」の項目です。

■費用の見せ方と事前契約の握り方

ex.1億2000万円の年間契約を締結する場合

組織によって見せ方のコツはありますが今まで体験したケースだと以下のやり方がありました。

<悪い見せ方と事前契約の握り方>

1億2000万円

└契約期間;2019年1月〜12月

└支払時期と方法:2019年1月末 1億2000万円

<良い見せ方と事前契約の握り方>

1億2000万円

└契約期間;2019年1月〜12月

└支払時期と方法:2019年1月から12月の各月末日に 1000万円の支払い

or └支払時期と方法:2020年1月末日 1億2000万円の支払い

※年度末になると逆に予算消化を急がせる為に年度末までに請求と支払いを完了させるケースもあります。

総支払額が同じでも時期や回数を変えるだけで稟議が通り易くなります。

事前に決裁者がどのような方法を好むのか確認して稟議に記載しましょう。

※暗黙の了解で◯◯◯万円以上の稟議は通りに難くなるなど、組織独特の特徴も出てきますので合わせて確認しましょう。

■収支計画、費用対効果

収支計画と費用対効果の見せ方も重要なポイントです。

端的に言うと「額」or「率」の内、決裁者に刺さる方で数字を見せるのが適切な記載方法です。

ex.

・1億投資

→ ◯ 利益額500万円、利益率5%

→ ×  利益率5%、利益額500万円

・1000万円投資

→ ×  利益額500万円、利益率50%

→ ◯ 利益率50%、利益額500万円

会社の重要点や決裁者によりますが、「額」or「率」の見せ方に好き嫌いがありますので事前に上長に確認をして傾向を掴んでおきましょう。

3.稟議の通し方はマニュアル化して次回以降の余計な業務負担を軽減する

一度「新規案件かつ高額決済が必要になる稟議」を通したら、通し方をマニュアル化します。

ここでのマニュアル化で必要な事は「決裁者個別の事情や感情的な要素」もマニュアル内に取り込む事です。

■稟議の通し方のマニュアル項目

(1)フロー&スケジュール

(2)企画骨子の作成方法

(3)企画提案書の作成方法

(4)稟議書のテンプレート

(5)決裁者別の攻略法

前記の「決裁者個別の事情や感情的な要素」のマニュアル化は(5)で行います。

※先ほど言及した内容です。

4.まとめ

稟議を通すのは非常に面倒ですが、新しい事にチャレンジする為には必要な業務です。

通し方のコツを早い段階でマスターして生産的な業務に時間を費やせるようになりましょう。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • LINEで送る

コメントを残す

*

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください